“Alle neuzen dezelfde kant op” is een gevleugelde uitspraak die te pas en te onpas in het bedrijfsleven wordt geroepen. De vraag blijft alleen hoe dit bereikt kan worden en waarom deze ‘organisatiefocus’ zo belangrijk is.
Een efficiënte en een hoogwaardig communicatief werkende organisatie die bijdraagt aan een beter financieel resultaat. Dat is het doel dat elk bedrijf nastreeft. Om dit te bereiken is het noodzakelijk dat het DNA van een onderneming door de gehele organisatie geabsorbeerd en gedragen wordt. Op het moment dat het DNA helder is, zullen missie, visie en strategie daarop moeten aansluiten. Immers, als het bedrijfs-DNA op customer intimacy gericht is, kan de operatie niet ingericht zijn op basis van operational excellence.
Cascadeer Strategie
Op basis van dit DNA en de strategie kan een strategisch plan opgesteld worden. Om ervoor te zorgen dat alle lagen binnen de organisatie aan de slag gaan met de door het management uitgestippelde strategie is het zaak dat zij het strategisch plan vertalen naar een plan voor hun eigen afdeling. Door op deze manier de organisatiedoelen te cascaderen, wordt bereikt dat iedereen binnen de organisatie op zijn of haar niveau aan hetzelfde doel werkt. Rondom deze cascadering is het ook belangrijk ervoor te zorgen dat iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht. Hierin is het zaak dat het organigram aansluit bij de strategische doelstellingen en dat aan de hand van de functieprofielen binnen dat organigram bepaald wordt wie op welke plek moet zitten. Dit vormt vervolgens ook weer de basis voor competentiematrixen en opleidingsmanagement.
Leg de verantwoording daar waar deze hoort
Naast het helder maken wat van iedereen verwacht wordt binnen hun rol, is het nodig om een effectieve communicatiestructuur te implementeren die hierop aansluit. Gezorgd moet worden dat iedereen helder heeft wat qua rapportage van hen verwacht wordt en voor welke KPI’s men verantwoordelijk is. Maak helder wat prioriteit heeft en welke escalatiemogelijkheden er zijn en ga aan de slag met voortgangsgesprekken. Investeer in kwalitatief leiderschap op alle lagen binnen de organisatie zodat de ingezette koers (het strategische doel) ook focus blijft houden.
Organisatiefocus brengt aan het licht wat een onderneming nodig heeft. Door het aanbrengen van structuur verandert de actuele cultuur van de onderneming (cultuur volgt structuur). Deze cultuurverandering is noodzakelijk om efficiënter en doelgerichter te kunnen produceren. Efficiënter werken betekent niet harder, maar slimmer werken. Met de juiste communicatie en bijbehorende KPI’s van de onderneming zal een hoger financieel resultaat gerealiseerd worden.
Borg verandering in de dagelijkse bedrijfsvoering
Borgen van ingezette verandering in structuur en cultuur is misschien nog wel het belangrijkste aspect van het ingezette organisatie focusproject. Visuele hulpmiddelen als een bordenstructuur door de hele organisatie (van directieniveau tot op de werkvloer) zorgen ervoor dat de gewenste bedrijfscultuur wordt vastgehouden.
Door middel van organisatiefocus zal de onderneming toekomstgericht zijn, het zogenoemde ‘brandjes blussen’ zal tot het verleden behoren. Wilt u hier eens verder over sparren, neem dan contact met ons op.
Auteur: Sven Kenselaar, organisatie & trajectcoach bij Onprove, kennispartner van VMT
