Brown Paper sessie (Makigami)

Brown Paper Sessies

Hoe een proces verloopt of dient te verlopen zit vaak in het hoofd bij u of uw medewerkers. In hoofdlijnen weet een ieder deze te delen en over te brengen. Het hele proces afdeling overstijgend te overzien is voor de meesten niet mogelijk. Om het hele proces in kaart te krijgen en te kunnen analyseren of deze in balans is en er geen verliezen in zitten worden Brown Paper Sessies gebruikt. Als u wilt weten of een proces (nog verder) geoptimaliseerd kan worden, is het een goed moment om een grote rol bruin papier in te zetten en deze stromen inzichtelijk te maken met elkaar.

Als er over de klant gesproken wordt, dan hebben we het over degene die betaald voor de dienst of het product. Echter, de hele keten zit vol met (interne) leveranciers en (interne) klanten. Hierbij is de kwaliteit van de dienst of product net zo belangrijk als voor de betalende klant. Waar vind je synergie, waar liggen kansen en wat is de efficiency van het gehele proces, dat zijn vragen waarop een Brown Paper Sessie antwoord kan geven.

Wat is een Brown Paper Sessie

Een Brown Paper Sessie pas je toe om de huidige en wenselijke situatie te schetsen ook wel Procesmapping genoemd. Onder leiding van een ervaringsdeskundige (in brown paper sessies) wordt een proces uitgewerkt op een groot stuk bruin papier. Het is een interactieve sessie, waarbij met post-its of geeltjes elke processtap wordt beschreven. Samenhang of juist “on-samenhang” tussen processtappen wordt duidelijk door dit visueel te maken. De ervaringsdeskundige stelt de vragen aan de deelnemers en brengt logica in de stappen. Bij Brown Paper Sessies wordt vaak een (externe) ervaringsdeskundige ingezet die het proces niet kent. Dit zorgt er voor dat er vaak basale vragen gesteld worden die procesdeskundigen door bedrijfsblindheid vaak niet meer stellen waardoor onwenselijke situaties kunnen blijven bestaan/ontstaan.

Wanneer gebruik je een Brown Paper Sessie

Er kunnen meer aanleidingen zijn die leiden tot een Brown Paper Sessie, daarnaast zijn er verschillende vormen passend bij de situatie. Onprove kan u u adviseren wat het beste past bij de situatie.

Om een continu inzicht te krijgen in uw waardeketen en de verliezen in deze keten passen we een Brown Paper Sessie toe. Brown Paper Sessies kunnen leiden tot verschillende vormen van Processmapping waarvan Value Stream Mapping een voorbeeld is. Maar dit kan ook met bijvoorbeeld Swim lanes. Uiteindelijk gaat het erom wat u inzichtelijk wilt maken en welke visualisatie dat het beste realiseert. enkele voorbeelden waar we Brown Paper sessie op toepassen:

• Waste stromen inzichtelijk maken
• Bottlenecks inzichtelijk maken
• Push en Pull processen
• Verantwoordelijkheden van verschillende afdelingen.

Zodra verantwoordelijkheden onduidelijk zijn en uw team denkt/werkt te veel in Silo’s kunt u gebruiken maken van een procesmap als Swimlanes. In dit geval wordt elke processtap toegewezen aan een verantwoordelijke functie of afdeling.

Indien informatiestromen onduidelijk zijn kan een procesflow gemaakt worden die zich specifiek hierop richt. Dit heeft een sterke gelijkenis met Value Stream Mapping, echter een andere focusgebied.

Wat levert het op

Brown Paper Sessies leveren met name veel inzichten en begrip op, daarnaast wordt samenwerking gestimuleerd. Een bottleneck in een proces wordt veelal gesignaleerd en gekwantificeerd, waardoor prioriteiten duidelijker worden en specifieke acties uitgezet kunnen worden.