Group 2 Zoeken
Contact
Support Rectangle 5 Copy 4
Group 2

Stop met mailen

Mail als werkverstoorder

Met komst van E-Mail is informatie delen veel makkelijker geworden maar tegelijkertijd is er een bron van ergernis bijgekomen. Interne communicatie gaat tegenwoordig veel via de mail en neemt soms ergerlijke vormen aan. Op het web circuleren verschillende top 10-lijstjes van onwenselijk mailgedrag maar de essentie van al die lijstjes komt neer op de manier waarop we tegenwoordig met elkaar communiceren. We sturen liever een mail/berichtje/appje etc…  dan dat we iemand even aanschieten/opbellen waardoor er tweerichtingsverkeer zonder non verbale communicatie/intonatie ontstaat.

Video door Tripp and Tyler

Communiceer meer, mail minder

Helemaal stoppen met mailen is uiteraard niet mogelijk maar communicatie blijft tweerichtingsverkeer. Ons advies zou dan ook zijn om minder te gaan e-mailen en meer met elkaar te praten. Doordat non verbale communicatie en intonatie van hoe je iets zegt een wezenlijk onderdeel van communiceren zijn die je in een email niet kwijt kan. Tegelijkertijd realiseren we ons ook dat er bijna geen ontkomen meer is aan E-mail. Door afspraken te maken over hoe en wat er intern per E-mail gecommuniceerd dient te worden, zal het E-mail gebruik veranderen en kun je effectiever gaan communiceren met elkaar.

Als je je bewust bent van de gevaren van E-Mail en je hier afspraken over kunt maken, komt er als het goed is een eind aan o.a.:

  • Vage E-Mailberichten van collega’s zonder concrete vraag of doel.
  • Groepsmail en reply to all’s over waar we gezamenlijk gaan lunchen.
  • CC-Mails die de inbox doen overstromen.
  • Out of office berichten die niet meer van toepassing zijn.

Een voorbeeld van efficiënter e-mailgebruik: Stel je een vraag aan een collega die wat complexer is, vraag dan als afsluiter van de mail wat een handig moment is om hier samen even over te bellen.

Afspraken maken met je collega’s over het gebruik van E-Mail klinkt misschien kinderachtig maar reken maar eens uit ho

eveel extra tijd je hebt als je 20% minder aan e-mail zou besteden.

Communicatie is een wezenlijke succesfactor in continu verbeteren

In het 5 stappenplan is communiceren en rapporteren volgens een vaste communicatiestructuur een wezenlijke randvoorwaarde om effectief te kunnen sturen op prestaties. Wat we vaak terugkrijgen van klanten is dat de overlegmomenten veel korter zijn geworden door het toepassen van de bordenstructuur. Door voor andere overlegmomenten in uw organisatie een vaste agenda te bepalen en dus focus aan te brengen, gaat u efficiënter en korter vergaderen .

benieuwd naar het verbeterpotentieel op het gebied van communicatie in uw organisatie?

Neem contact met ons op! Rectangle 5 Copy 62