Group 2 Zoeken
Contact
Support Rectangle 5 Copy 4
Group 2

Stap 2: Aanpak communicatie structuur

Stap 2: Communicatiestructuur

Goed, uw organisatiedoelstellingen zijn nu vertaald naar alle afdelingen en alle lagen in de organisatie. Een mooie stap. Iedere afdeling in de organisatie weet nu hoe zij met de KPI’s kunnen bijdragen aan het behalen van deze organisatiedoelstellingen. Maar om ervoor te zorgen dat de organisatiedoelstellingen ook echt gehaald worden, is het eerst nodig dat op elk niveau apart de doelstellingen gehaald worden. Daarvoor is een effectieve communicatiestructuur cruciaal, waarbij op elk niveau wordt gerapporteerd over de gestelde doelen op dat niveau. Tijdens de tweede stap van ons 5-stappenplan gaan wij daarom structuur aanbrengen in de overlegmomenten die u toch al heeft volgens een bewezen effectieve methode en voeren we bila’s in als u daar nog geen gebruik van maakt. Daarnaast introduceren we de zogenaamde zeepkistsessies, waar u, als manager, uw team informeert en inspireert over de op handen zijnde veranderingen en de daarbij behorende planning. En natuurlijk vergeten wij niet de behaalde successen te vieren!

Communicatie!

Voor een snelle oplossing van problemen en knelpunten in het productieproces is een goede communicatiestructuur cruciaal. Tijdens fase 2 nemen we uw medewerkers spelenderwijs mee in de nieuwe wereld die uw bedrijf binnengaat met de introductie van het Onprove 5-stappenplan. We introduceren het heartbeatbord en dagbord, om zo de communicatie tussen de verschillende afdelingen en werknemers te stroomlijnen en zo optimaal mogelijk te sturen. Daarnaast gaan we uw medewerkers trainen zodat ze inzicht krijgen in de nieuwe werkwijze en gestimuleerd worden in actieve participatie aan continu verbeteren. Natuurlijk doen we er alles aan om uw werknemers enthousiast te maken voor al deze veranderingen. We gebruiken daarom toegankelijke methodes en aansprekende voorbeelden.

Structuur!

Het geheim van een geslaagde implementatie ligt in een optimale communicatie tussen alle niveaus. Om deze communicatie zo helder en gestructureerd mogelijk te laten verlopen, maken we bij Onprove gebruik van de Bordenstructuur. Deze structuur bestaat uit drie onderdelen, die ingezet worden op de verschillende niveaus. De Bordenstructuur fungeert als kapstok om uw doelstellingen binnen het bedrijf helder te krijgen en noodzakelijke acties uit te voeren. Dus geen tijdrovende emotionele discussies of schuldvragen meer, maar een heldere, pragmatische en duidelijke probleemanalyse met daaraan gekoppelde acties en verantwoordelijkheden.

Heartbeatbord

Om het dagbord binnen de productieafdeling te voorzien van de juiste informatie wordt er gewerkt met een heartbeatbord. Dit heartbeatbord is voor iedereen op elk moment toegankelijk Afhankelijk van de grootte van uw organisatie worden meerdere heartbeat borden opgehangen.

Hierop worden eventuele afwijkingen van de KPI direct vastgelegd. Zo mogelijk vermeldt de verantwoordelijke voor de lijn een directe actie om het probleem zo spoedig mogelijk op te lossen. Wanneer dit niet mogelijk is, wordt het probleem gemeld bij de andere afdelingen. Door een gerichte omschrijving van de verstoring en direct daaraan gekoppelde actiepunten, wordt een probleem al vanaf de wortel aangepakt. Problemen die niet door de lijn kunnen worden opgelost worden geëscaleerd naar het dagbord.

Dagbord

Het dagelijks dagbordoverleg functioneert als de kransslagader binnen uw bedrijf. Door een eenvoudige en tactische analyse op verschillende operationeel niveaus worden de processen dagelijks, wekelijks en maandelijks intensief gemonitord.

Zo krijgt u een helder inzicht in uw KPI’s en worden eventuele problemen wat betreft veiligheid, kwaliteit en performance direct blootgelegd.

Weekbord

De Naam zegt het al, wekelijks worden de prestaties van het hele bedrijf gemeten aan het Weekbord. Hier nemen de dagbordvoorzitters samen met directie aan deel om de afgelopen en komende week door te nemen en afdelingsoverschrijdende verbeteringen op te pakken.

Onze uitgangspunten bij stap 2: 

  • Elke medewerker rapporteert zijn/haar gestelde doelen aan zijn/haar leidinggevende.
  • Elke leidinggevende rapporteert zijn/haar gestelde doelen aan zijn/haar leidinggevende.De rapportage-keten is hierdoor gesloten.
  • De rapportage vindt plaats door middel van borden waarop alle benodigde informatie voor de betrokken zichtbaar is.
  • De doelen worden gerapporteerd door middel van inzichtelijke KPI’s op de borden.
  • De bordoverleggen worden volgens een vaste structuur/ agenda gehouden.
  • De bordoverleggen worden staande gehouden om een actieve houding van de deelnemers te bevorderen.
  • Hoe operationeler in de organisatie hoe frequenter de rapportage (directieoverleg bijv. 1 keer per maand, lijnoverleg bijv. 2 x per dienst).