Eén van de moeilijkste onderwerpen van continu verbeteren is oorzaakanalyse. Tegelijkertijd is het een cruciale techniek voor een succesvol verbetertraject. Te vaak werken we om het probleem heen indien het te moeilijk is om het op te lossen.
Traditioneel worden problemen correctief opgelost: woorden als aanpassen, aanspreken en goed opletten belanden vaak op actielijsten zonder dat deze de kern van de oorzaak raken. Het gevolg is dat hetzelfde probleem binnen de kortste keren weer opduikt. Gebeurt dit keer op keer, dan geven medewerkers op, accepteren ze het probleem en creëren ze een workaround.
Praktijkvoorbeeld
In een bakkerij viel de productie stil vanwege een kapotte aanvoerband. Het bleek dat de lagers kapot waren gegaan. Ze waren al enkele keren vervangen. Door een aantal keer te vragen waarom, bleek dat ze met het verkeerde schoonmaakmiddel en met te veel water werden gereinigd. Dit was een logisch gevolg van het niet goed instrueren van de medewerkers. Door een duidelijke instructie te maken, medewerkers goed op te leiden en het proces goed te borgen is het probleem verholpen.
Oorzaakanalyse
Hoe doe je een goede oorzaakanalyse? Het zoeken naar een oorzaak begint met “Go See”, ga kijken/zoeken naar de plek waar het probleem zich voordoet. Reageer niet op aannames, maar ervaar met eigen ogen, maak eigen analyses en wees nieuwsgierig. Wanneer vindt het probleem plaats, in welke shift, bij welke werkzaamheid, bij welk product, bij welke operator en hoe gebeurt het?
Een methode van 5x waarom vragen is een passend vervolg op het “Go See”. Naarmate oorzaken complexer zijn of dieper liggen, zijn er andere technieken voorhanden: van root cause analysis naar yellow belt (A3 projecten) tot black belt projecten.
Integratie oorzaakanalyse in bedrijfsvoering
Er zijn dus veel methoden voor het doen van een goede oorzaakanalyse. Maar hoe pas ik dit nu toe in het dagelijks werk en hoe veranker ik dit in mijn bedrijfsvoering? Een bordenstructuur waarbij dagelijks KPI’s worden besproken met afwijkingen zorgt ervoor dat er dagelijks getraind wordt in oorzaakanalyse. Elke afwijking heeft een oorzaak en wordt deze niet aangepast, dan komt de afwijking terug op het bord. Er is geen ontsnappen aan, het probleem moet worden opgelost. Is het te complex om binnen een shift op te lossen, dan zal de leidinggevende coachen in oorzaakanalyse. Mocht dit niet lukken, dan neemt de leidinggevende dit mee naar een hoger bord en zal diens leidinggevende coachen in oorzaakanalyse. Naast dat de oorzaak van het probleem wordt weggenomen is middels deze bordenstructuur een ketting van kennis en vaardighedenoverdracht in werking.
Standaardiseren
Als de oorzaak van een probleem gevonden is, dan is in de regel de verbetermaatregel eenvoudig en voor de hand liggend. Om blijvend resultaat te halen is het nodig de verbetermaatregel te standaardiseren. De kunst is vervolgens om volgens de vernieuwde standaarden te gaan werken. Indien de standaarden niet uitgevoerd worden, blijft het probleem terugkomen. Een techniek zoals Training Within Industry zorgt ervoor dat standaarden op de juiste manier worden geschreven, medewerkers op de juiste manier getraind worden en er een continue borging zit op de uitvoering van de gestandaardiseerde processen. Dat is nodig om het doel van een voorspelbare uitkomst van uw processen te krijgen, zodat u kan focussen op verbeteren.
Alexander Kinket, continu verbeter coach bij Onprove, Dit artikel is ook gepubliceerd op de Site van VMT
Onprove is kennispartner van VMT.
