Hoe DOC Kaas werkt met teambordstructuur
Tweehonderd werknemers weten meer dan één ploegchef
Molens, klompen, tulpen en…. Hoe kan het ook anders? Kaas! Een oer-Nederlandse exportproduct dat in grote hoeveelheden geproduceerd wordt door kaasfabrikant DOC, oftewel Drents Overijsselse Coöperatie. De moderne zuivelfabrikant produceert én vermarkt diverse wei- en kaasproducten. En daar zijn flinke targets voor nodig. Hoge kwaliteit voor een rendabele prijs. En dat vraagt om een optimaal functionerend productieproces.
Rob Bensdorp, operationeel directeur van de coöperatie, is trots op zijn bedrijf. Maar de gedreven ondernemer is niet snel tevreden. Hij wil meer uit zijn lijn halen. En daarvoor is een flinke cultuuromslag binnen het bedrijf nodig, waarin de werknemer steeds meer zijn eigen verantwoordelijkheid op moet pakken. Om dit doel te halen, werkt het bedrijf sinds enkele maanden met de zogenaamde teambordstructuur. Een specifieke aansturingstool om productieprocessen zoveel mogelijk te stroomlijnen. Deze maatwerktool is ontworpen door Onprove
Wat houdt de teambordstructuur precies in?
Van Bensdorp: “De teambordstructuur is een manier om productieprocessen zo efficiënt mogelijk aan te sturen. Dat betekent dat op elke afdeling binnen het bedrijf dagelijks of wekelijks zogenaamde teambordsessies worden gehouden. Tijdens deze sessies worden eventuele problemen binnen het productieproces grondig geanalyseerd en zonodig direct opgelost. Wanneer de afdeling zelf niet tot een oplossing komt, wordt het probleem of de vraag naar een passend niveau binnen het bedrijf geëscaleerd. De teambordstructuur wordt gehandhaafd binnen alle afdelingen van het bedrijf, zodat elk niveau werkt met dezelfde doelstelling en binnen dezelfde kaders. Deze aanpak zorgt ervoor dat werknemers zoveel mogelijk zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen gedeelte in de productielijn en de problemen zoveel mogelijk zelf oplossen. Dit leidt tot een optimale benutting van de productielijn.
Welke rol heeft de teambordstructuur inmiddels in DOC?
“Een cultuuromslag heeft een enorme impact binnen het bedrijf. Het vraagt daarom ook om een veilige en goed afgekaderde omgeving, waarin voor iedereen helder is wat de doelen en verwachtingen zijn. De teambordstructuur zorgt voor die afkadering. Binnen elk niveau worden eigen doelen gesteld, die voor elke werknemer helder zijn. Middels de teambordstructuur delen we met elkaar wat de problematieken binnen de lijn zijn. Door ze duidelijk met elkaar op te schrijven en direct te denken in oplossingen, betrek je het hele team bij de benutting van de lijn. Zo blijf je scherp en hou je de verantwoordelijkheden waar ze horen. Door hun actieve participatie in het process, ontwikkelen de werknemers zelf initiatief en dragen ook zelf verbeteringen aan. Dit levert een snelle, efficient ingerichte productielijn op, waar problemen zo snel mogelijk kunnen worden geëlimineerd of geëscaleerd. Een slim staaltje procesoptimalisatie dus.”
Wat is de rol van Marc van Amersfoort in deze implementatie?
“Naast de theoretische invoering van de teambordstructuur, heeft Marc ervoor gezorgd dat onze mensen zich veilig voelen tijdens de veranderende manier van werken. Deze veiligheid is onmisbaar wanneer er binnen het bedrijf ineens nieuwe verantwoordelijkheden van je worden gevraagd. Door positieve stimulans bereik je uiteindelijk meer bij je werknemers dan het opleggen van je eisen. Marc is een open en energieke persoonlijkheid, waardoor mensen zich durven te ontplooien, en durven meedenken. Ze worden écht gezien en gehoord. Niets is zo killing voor een operationele organisatie als ideeën die simpelweg weggewuifd worden. Tegelijkertijd heeft Marc ontzettend veel theoretische kennis in huis over de operationele processen en durft hij, wanneer nodig, flink door te pakken. Hij is vaak op de vloer te zien, waardoor hij als productieleider volledig door de werknemers geaccepteerd is. Deze combinatie van eigenschappen is ideaal binnen deze tak van sport.”
Heeft de implementatie van de teambordstructuur al concreet resultaat opgeleverd?
“Zeker. Momenteel zijn we bezig met het implementeren van de 5S methode welke het doel heeft om op gestructureerde manier een nette en geordende werkomgeving voor de werknemers te creëren. Je merkt dat mensen enthousiast worden nu ze een eigen stukje verantwoordelijkheid krijgen. Ze zijn niet meer bang om fouten te maken, waardoor ze maximaal gestimuleerd worden in hun ontplooiing binnen het bedrijf. De betrokkenheid die dit oplevert, heeft direct weerslag op de efficiëntie binnen het productieproces. Ze voelen zich verantwoordelijk voor de resultaten en willen daarom dat de lijn zo vloeiend mogelijk loopt. Dit is een flinke stap richting operational excellence waar we naar streven.”
Is de integratie van de teambordstructuur het sluitstuk van de van de cultuuromslag binnen DOC?
“Nee, absoluut niet. Ik geloof in het continu verbeteren van cultuur en processen binnen een organisatie waarin lean manufacturing technieken een grote rol spelen. Bovendien zijn er nog andere processen die je eenvoudig kunt ‘ophangen’ aan de teambordstructuur. Denk hierbij aan de Single-Minute Exchange of Die (SMED), voor het efficiënt omstellen van het productieproces, de Overall Equipment Effectiveness (OEE), die bijdraagt aan procesverbetering of de DMAIC (Design, Measure, Analyze, Improve en Control) waarbij in verschillende fasen het productieproces onder de loep wordt genomen en verbeterd. Het ontwikkelen van een organisatie blijft een doorgaand proces, wat je moet onderhouden en uitbouwen. Marc heeft een aantal structuren ingevoerd, waardoor de communicatie onderling een stuk helderder is geworden en problemen op efficiënte wijze worden aangepakt. Daarnaast zijn er een aantal duidelijke randvoorwaarden gecreëerd, die nodig zijn om het geheel te laten beklijven in de toekomst. We moeten actief blijven investeren in het proces. En dat zal vanzelf vruchten opleveren. Want alles wat je écht aandacht geeft, groeit.”
